L'Excellence, ma référence

Secretariat general

Les directions du Secrétariat général

                    1 –  Direction des Finances et de la Comptabilité (DFC)
  • Principales tâches

Les principales tâches de la Direction des Finances et de la Comptabilité sont les suivantes :

  • superviser la préparation des propositions budgétaires des établissements qui composent l’université;
  • examiner et arrêter, les propositions budgétaires du Rectorat, des structures rattachées et des établissements autonomes, après arbitrage du Recteur ;
  • suivre en relation avec le Ministère chargé des Finances et le Ministère chargé de l’Enseignement Supérieur les opérations relatives à l’élaboration du projet de budget général jusqu’à son adoption par le Parlement.
  • rassembler les documents budgétaires votés par les instances statutaires des établissements de l’université, contrôler leur conformité avec les dispositions réglementaires en vigueur en la matière, notamment le tableau général de répartition des ressources budgétaires de l’université ;
  • participer aux séances du Conseil d’Administration de l’université au cours desquelles les questions budgétaires sont examinées et tenir le procès-verbal qui y est relatif ;
  • en rapport avec le SG, faire approuver les documents budgétaires votés par le Conseil d’Administration de l’université par le Ministre chargé des Finances et les faire tenir aux établissements et à l’Agent Comptable après approbation ;
  • assurer, le suivi de l’exécution du budget du Rectorat et des structures non autonomes de l’université;
  • initier, en rapport avec son service chargé de la question, les engagements, liquidations et mandatements et veiller à la transmission diligente des mandats à l’agence comptable.
  • assurer la tenue de la comptabilité administrative des engagements, des liquidations et des ordonnancements sur la base des actes d’exécution des budgets du Rectorat et des services non autonomes de l’université;
  • assurer la gestion des salaires du personnel,
  • assurer l’approvisionnement en matériel et fournitures de bureau du rectorat en rapport avec le comptable matières ;
  • veiller au respect strict de la réglementation financière et budgétaire par tous les établissements composant le rectorat;
  • représenter le rectorat au sein des différentes commissions statuaires ou ad hoc créées au sein de l’université à l’effet de prendre des actes d’exécution budgétaire ou financière (commissions de réception, commission centrale des marches de l’université, cellule centrale des marchés, commission de réforme, etc.).
    • Subdivision

La DFC est composée des divisions suivantes :

  • Division de la Solde et des Dépenses du personnel
  • Division des Engagements et de la Comptabilité
  • Division des approvisionnements
  • Bureau du suivi
                                  2 –  Direction des Ressources Humaines
  • Principaux rôles

Les principaux rôles de la direction des Ressources Humaines sont les suivants :

  • élaborer les actes d’administration et de gestion des personnels enseignants et des personnels administratifs, techniques et de service;
  • veiller à la correcte application des textes statutaires et réglementaires en matière d’administration et de gestion du personnel;
  • assurer la gestion des dossiers individuels en matière d’administration et de gestion du personnel ;
  • établir des rapports professionnels entre l’université et les Ministères chargés de la Fonction publique et du travail et le Ministère chargé de l’Enseignement Supérieur, en matière d’administration et de gestion du personnel, les syndicats, le CAMES;
  • assurer le suivi des relations avec les institutions sociales et les services de l’Etat chargés de la fonction publique;
  • assurer le secrétariat de la commission statutaire d’avancement des personnels enseignant, de la commission statuaire d’avancement des personnels administratifs, techniques et de service, de la commission chargée de la formation et de la commission chargée des recrutements ;
  • assurer le traitement administratif des salaires ;
  • assurer la gestion de la formation des personnels enseignant et non enseignant.
    • Subdivision

La DRH est composée des divisions suivantes :

  • Division de l’Administration du PER
  • Division de l’Administration du PATS
  • Division de la Formation, de la rétention et de la mobilité du Personnel.
                                  3 –  Direction de la Gestion du Patrimoine et de la Maintenance
  • Principaux rôles

Les principaux rôles de la Direction de la Gestion du Patrimoine et de la Maintenance sont les suivants :

  • assurer la gestion du domaine immobilier, des locations d’immeubles, de l’inventaire, de l’entretien et des aménagements des logements administratifs et conventionnés;
  • rentabiliser le patrimoine immobilier (concession à des personnes privées de la propriété foncière) et des biens de l’université ;
  • suivre la réalisation de constructions nouvelles en relation avec les services compétents de l’Etat ;
  • assurer la gestion et l’entretien du domaine mobilier, de l’université ;
  • assurer l’entretien et la réparation des véhicules du Rectorat.
  • Assurer la conservation des matières du 2eme groupe
  • Assurer en permanence, que les biens affectés aux détenteurs sont conservés par ces derniers dans les locaux de l’université et dans des conditions optimales qui n’entraînent pas leur détérioration ;
  • Assurer la codification des matières du premier groupe et leur inventaire de fin d’exercice.
    • Subdivision

La DGPM est composée des divisions suivantes :

  • Division du Patrimoine
  • Division de la Comptabilité des matières
  • Division de l’Entretien et de la Maintenance
                                  4 –  Direction de l’Environnement et de la Sécurité
  • Principales tâches

Les principales tâches de la Direction de l’Environnement et de la Sécurité sont les suivantes :

  • préparer, en collaboration avec les services compétents, les contrats relatifs au nettoiement et gardiennage du domaine ;
  • veiller à l’amélioration du cadre de vie par l’aménagement d’espaces verts, d’allées piétonnes et routes ;
  • veiller à la salubrité et l’hygiène en vue de garantir un bon assainissement des locaux ;
  • assurer l’entretien et l’aménagement extérieur des bâtiments, des abords et du campus ;
  • veiller au bon assainissement en vue de garantir la salubrité et l’hygiène. A ce titre ;
  • proposer les mesures nécessaires, notamment en ce qui concerne le recrutement de vacataires préposés au désherbage et autres travaux ponctuels d’assainissement ;
  • veiller à assurer toutes les tâches nécessaires en vue de l’économie d’énergie ;
  • s’assurer du bon fonctionnement de l’éclairage ;
  • assurer la surveillance et la sécurité des différents locaux de l’université.
    • Subdivision

La Direction de l’Environnement et de la Sécurité est composée des divisions suivantes :

  • Division de l’Environnement
  • Division de la Sécurité et du Contrôle
                                  5 –  Direction de la Scolarité Centrale
  • Principaux rôles

Les principaux rôles de la Direction de la scolarité centrale sont les suivants :

  • exercer de manière permanente un contrôle de forme et de fond sur la régularité des actes d’inscription des étudiants ;
  • assurer l’organisation matérielle des inscriptions et réinscriptions des étudiants.
  • procéder à l’inscription des étudiants étrangers conformément à la répartition des quotas nationaux effectuée préalablement et dans le respect des conventions universitaires.
  • assurer le suivi de la scolarité des étudiants étrangers en relation avec les Etats respectifs ;
  • gérer les demandes d’authentification des relevés de notes et des attestations de réussite délivrés par les UFR (sur demande des universités étrangères);
  • procéder notamment à la mise en place d’un observatoire des diplômés en relation avec les associations regroupant les diplômés de l’université ;
  • constituer et tenir à jour un répertoire des diplômés ;
  • produire les statistiques universitaires en rapport avec le CRI ;
  • procéder à l’annulation d’inscription des étudiants demandeurs ;
  • établir et signer les actes académiques et administratifs nécessaires aux étudiants : les cartes d’étudiants, les attestations d’inscriptions, les attestations de non inscription, les attestations n’annulation d’inscription.
    • Subdivision

La Direction de la Scolarité centrale est composée des divisions suivantes :

  • Division des Examens, des Titres et des Diplômes
  • Division des Inscriptions et des Réinscriptions
                                  6 –  Direction de la Communication et du marketing

La Direction de la Communication est chargée :

  • de la conception et la mise en œuvre d’un plan de communication avec des stratégies, actions et outils bien déterminés ;
  • de la promotion de la visibilité de l’université, de la vulgarisation et la valorisation de ses produits tant au niveau régional, national, qu’international ;
  • de la promotion de l’offre de formation et des conditions d’accueil, de l’information par rapport à l’actualité universitaire ;
  • du conseil aux acteurs internes dans leur démarche de communication, et de l’assistance au recteur dans sa politique de partenariat publics et privés dans l’objectif d’augmenter les ressources propres de l’université, en particulier en structurant une activité de régie publicitaire ;
  • de la diffusion de l’information par rapport à la participation ou l’organisation par l’université de différentes manifestations à vocation régionale, nationale, voire internationale (foire, exposition, colloque, symposium….) où sa visibilité institutionnelle est nécessaire ;
  • de la gestion des relations entre l’université et le monde des médias, en particulier pour tout ce qui est relatif aux insertions publicitaires (appel à candidatures, avis d’appel d’offres, communiqués du rectorat…)

La direction de la communication est composée de deux divisions qui sont :

  • Division infographie et web master ;
  • Division relations publiques.

LA DIRECTION DE LA GESTION DU PATRIMOINE ET DE LA MAINTENANCE

La direction de la Gestion du Patrimoine et de la Maintenance est composée d’un Directeur qui coordonne toutes activités à mener au sein de la direction, d’une secrétaire et de trois (03) chefs de division. Tout ce personnel est sous la supervision du Directeur.

Les principaux rôles de la direction de la gestion du patrimoine et de la maintenance sont les suivants :

  • assurer la gestion du domaine immobilier, des locations d’immeubles, de l’inventaire, de l’entretien et des aménagements des logements administratifs et conventionnés;
  • rentabiliser le patrimoine immobilier (concession à des personnes privées de la propriété foncière) et des biens de l’université ;
  • suivre la réalisation de nouvelles constructions en relation avec les services compétents de l’Etat ;
  • assurer l’entretien et l’aménagement de l’extérieur des bâtiments, des abords et du campus ;
  • assurer la gestion et l’entretien du domaine mobilier de l’université ;
  • assurer l’entretien et la réparation des véhicules du Rectorat ;
  • assurer la gestion des biens meubles.

Les divisions sont les suivantes :

  • Division du Patrimoine immobilier 

Cette division est composée d’un chef de division, des appariteurs et  a pour rôle :

  • d’assurer la gestion du domaine immobilier, des locations d’immeubles, de l’inventaire, de l’entretien et des aménagements des logements administratifs et conventionnés;
  • de rentabiliser le patrimoine immobilier (concession à des personnes privées de la propriété foncière) et des biens de l’université ;
  • de suivre la réalisation de constructions nouvelles en relation avec les services compétents de l’Etat ;
  • d’assurer la gestion des biens meubles.
  • Division de la Comptabilité des matières

La division est composée du chef de division de la comptabilité des matières, du magasinier, et du reprographe.

Le comptable des matières est chargé de la gestion des matières sous sa responsabilité. Il assure la gestion des biens meubles.

Le comptable des matières gère toutes les entrées et les sorties de matières.

Les documents obligatoires de la comptabilité des matières sont :

  • le livre – journal des matières ;
  • le grand livre des matières ;
  • les fiches d’inventaire individuel contradictoire des matières du 1er groupe (fiche de détention de matières du 1er groupe),
  • les bons d’entrée ;
  • les bons de sortie provisoire
  • les bons de sortie définitive

Autres documents de la comptabilité des matières :

  • les fiches de consommation des stocks des matières du 2nd groupe, fiches d’affectation.

Les matières du 1er groupe sont constituées par les biens durables (mobiliers et matériels de bureau,  etc.) et les matières du 2nd groupe sont les matières consomptibles au premier usage, par exemple : les petites fournitures, le carburant, etc.

  • Division de l’Entretien et de la Maintenance

Cette division est composée d’un chef de division, des chauffeurs, des électriciens, du menuisier et du plombier. Elle a pour rôle :

  • d’assurer l’entretien et l’aménagement de l’extérieur des bâtiments, des abords et du campus ;
  • d’assurer la gestion et l’entretien du domaine mobilier de l’université ;
  • d’assurer l’entretien et la réparation des véhicules du Rectorat.